HR als gesprekspartner is in staat om open gesprekken te voeren met alle medewerkers over duurzame inzetbaarheid. Dit kan zowel gaan om formele als informele gesprekken waarbij aandacht is voor het welbevinden van de ander door echt te luisteren en door te vragen.

Wat te doen?
Binnen organisaties vinden er allerlei informele en formele gesprekken plaats tussen medewerkers, leidinggevenden en HR. De verantwoordelijkheid van de formele gespreksvoering kan steeds meer bij het lijnmanagement belegd worden, maar vaak ondersteun je als HR-professional in deze gesprekken waar nodig. Ook kan het zijn dat je volledig verantwoordelijk bent voor de gespreksvoering met medewerkers. Daarbij kan je tegen verschillende zaken aanlopen.

Om hier goed op te kunnen inspelen, is het prettig als je verschillende gesprekstechnieken beheerst en kennis hebt van de verschillende fases in een gesprek. Daarbij is geen vaste structuur die altijd werkt, want elk gesprek is uniek! Om toch enkele handvaten te kunnen bieden, zijn de volgende fases van een basisgesprekmodel handig om te kennen:

Basisgespreksmodel

Fase 1 Inleiding

  • Voorstellen​
  • Goede sfeer creëren​
  • Doel gesprek benoemen​
  • Tijdsduur benoemen​
  • Procedure en verloop aangeven  ​

 Fase 2 Kern​

  • Sfeer bewaken​
  • Doel van het gesprek nastreven​
  • Doorvragen op relevante onderwerpen​
  • Procedure bewaken

Fase 3 Afsluiting​

  • Samenvatten​
  • Ruimte voor laatste vragen geven​
  • Afspraken maken en benoemen​

Luisteren kan zoveel zeggen
Een belangrijk onderdeel van een goede gesprekspartner zijn op het gebied van duurzame inzetbaarheid of andere thema’s als HR-professional is luisteren.

Belangrijke principes die gehanteerd kunnen worden bij het luisteren naar een ander, is het accepteren van een ander en het respect hebben voor de gevoelens van de ander. Om de ander te laten zien dat je luistert, kan je de volgende punten van goed luistergedrag toetsen bij jezelf:

 Luistergedrag​

  • Maak oogcontact​
  • Neem een geïnteresseerde houding aan (hoe ziet dat eruit in termen van waarneembaar gedrag?)​
  • Moedig de ander aan door te gaan (hoe doe je dat?)​
  • Vraag om verduidelijking als je iets niet begrijpt​
  • Vraag door​
  • Vat samen​
  • Laat eigen associaties, meningen en opvattingen achterwege​
  • Hou je eigen emoties onder controle (hoe doe je dat?)​
  • Neem de tijd (jaag de ander niet op)​
  • Laat stiltes toe (stiltetolerantie)

Waarnemingsposities
Het is ook zeer belangrijk om in de gespreksvoering mee te nemen dat mensen situaties vanuit verschillende invalshoeken kunnen beleven. Dat heeft consequenties voor hun manier van waarnemen en reageren.

Als voorbeeld vertellen drie mensen, die hetzelfde meemaken, een gebeurtenis op de volgende manieren:

 Persoon 1: Toen ik op weg naar huis was, gebeurde er iets. Ik schrok me een hoedje. Ik voelde me er direct beroerd bij. Ik kon haast niet meer bewegen.​

Persoon 2: Een fietser, die ik onderweg naar huis zag, is iets ergs overkomen. Hij fietste voor me uit en zag een auto niet aankomen. Hij had wel uitgekeken, maar die auto reed gewoon te hard en kwam er opeens aan. Hij had die auto nooit bijtijds kunnen zien.​

 Persoon 3: Er gebeurde iets onderweg naar huis. Er waren twee fietsers. Er kwam een auto uit een zijstraat. De voorste fietser botste tegen de auto aan. Dus die fietser had de auto niet gezien of de bestuurde had de fietser niet gezien. Of misschien wel allebei.​

Er zijn drie waarnemingsposities bekend, zoals in de afbeelding hieronder te zien is:

1ste positie: je neemt de situatie waar vanuit je eigen ogen en oren ​
2de positie: je neemt de situatie waar vanuit de ogen en oren van jouw gesprekspartner(s)/de ander(en) ​
3de positie: je neemt de situatie waar vanuit een neutrale positie en kijkt en luistert naar jezelf en jouw gesprekspartner(s)/de ander(en)

Door je hiervan bewust te zijn in gespreksvoering, kun je de medewerker helpen om ook eens op een andere manier naar zichzelf te kijken door een andere positie aan te nemen.

In relatie tot het thema duurzame inzetbaarheid hebben veel organisaties ook gekozen voor levensfasebewust personeelsbeleid. Waarbij aandacht is voor verschillen in levensfasen en ouder worden. Zie relevante voorbeeld vragen in relatie tot levensfasen via bijvoorbeeld het instrument levensfasebewust en HR.

Meer gespreksinstrumenten zijn te vinden in de bieb.